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作業手順書の作り方

344  2015年9月20日
作業手順書の作り方
食品安全マニュアルと作業手順書を混同して使っている人が多いようですが、ISO22000では、食品安全マニュアルは、会社の食品安全の仕組みの全容(概略)がわかる文書で、顧客に見せて、安全・安心を伝えたり、従業員教育に使用します。作業手順書はその1部で作業の手順を示したもので現場で使います。
「京の食品安全管理プログラム」(京都府)の作業手順書の見本と様式はこの考えに沿ったもので役に立ちます。「京の食品安全管理プログラム」には、食品安全ネットワークの事務局の人が3人参加して、食品衛生7Sを中心に効果的な衛生管理が出来るように組まれていますので、是非参考にしてください。
京の食品安全管理プログラム  http://www.pref.kyoto.jp/shokupro/haccp.html

導入の手引きの第5 記録の重要性に作業手順書や使用水、排水、廃棄物、従業員の衛生管理記録、工程管理の記録様式の見本がありプランの立て方、1ヶ月間のチェック、改定日が記録され、現場で使える作業手順書になっています。さらにエクセルの様式もあり、自社の作業手順書が簡単に作れます。
作業手順書の題名、いつ、だれが、どうする(どのような方法で)を決めていきます。最初は作業の方法は、苦情とかクレーム、事故が起こってなければ、現在行っている作業を箇条書きで5行位下記の要領で書きます。
作業手順書とは作業のプランを作ることです。つまりルールを決めることです。決めるルールの事項は
1清潔な製造施設の確保と維持
1 作業場環境 2 作業場床・排水溝 3 内壁 4 換気扇 5 機械・器具類 6作業台
7  ふきん 8 まな板 9 包丁 10 保管庫 11 冷蔵庫・冷凍庫 12 トイレ
2清潔な施設・設備の管理
13 使用水 14 防そ・防虫 15 排水・廃棄物
3従業員の衛生管理
従業員の衛生管理についての点検表
様式には1ヶ月のチェックできるような表を作っています。ここがドウです。決めたルールは実行しないと意味はありません。チェック表で同じ方法で確実に行われることが大事で、リーダーは習慣がつくまで厳しくしつけをしてください。作業手順書が機能しないのは、ここが出来ないからです。実施頻度を決めて、毎日確認すること、1か月ごとに確認すること、6か月ごとに確認することを決めておきます。
一定期間(約1ヶ月)実行できたら、その効果を検証します。清掃作業であれば、デジカメで清掃対象を記録し前後を比較する。洗浄・消毒方法であれば、ふき取り検査等で微生物検査を行います。不十分な所や改善すべき点などを現場で話しあい良い意見があれば取り入れます。作業手順を改訂したときは日付を付けて改訂します。
この作業手順所の様式は、ISOのマネジメントサイクルの1つである計画(plan)、実行(do)、評価(check)、改善(act)のプロセスであるPDCAが入っており、見直し改善で現場の意見を取り入れることができ、従事者の満足度を高め、参画することでモチベーションを高めることができます。

1)なぜ手順書が必要か
  衛生管理を始めるとき、どこから始めていけば良いのかわからなくなることがあります。職場にあったルールを決めていき、それをマニュアル化すると浸透しやすくなります。
  安全で、品質のよい製品を生産、調理、販売するためには、基準やルール、作業のアニュアルを整備する必要があります。基準は調理中に必要な温度や時間のようなコントロールに関するものです。手順書は決めた基準に従って製品を作るための従業員の指針です。
  基準に合った調理条件、あるいは調理手順、清掃手順に従って作業することによって、品質の高い製品を製造することができます。

 手順書といっても何も難しい事はありません。まず、今までの仕事のやり方を書き出していくことから始めます。
清掃手順書であれば、
1  どこを 誰が 何時 どんなやり方 頻度を話し合って決めます。 
2  決まったら、全員に徹底する。 
3  チェックリストを付ける
 4 新たにルールを作る。ルールを見直す

(2)手順書作成の要点
 1 目的をはっきりさせる
  作成するマニュアルが何の目的なのかをはっきりと書いておくこと。わかりやすく書かなければ理解されない場合がある。
 2 使用する人の意見を入れる
  作るときも、いったん作った手順書について、使用する従業員が工夫して改良することが大事です。
 3 簡明なものにする
  できるだけ簡潔に、わかりやすくすることが大事です。
 4 作成日、作成者を明記
  これは何時、誰がマニュアルを作成したか。質問を誰にすればいいかわかるようにしておくためです。

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